Bedrijfsvoering

a)   Organisatie-ontwikkeling

Zoals gezegd: Onze visie is, dat we een toekomstbestendige en wendbare organisatie willen zijn. Maar wat houdt dit in? Op het gebied van de organisatie-ontwikkeling hebben we de volgende lange termijn doelstelling. en geformuleerd.

I.   Samen met het bestuur werken we aan een bloeiend West Betuwe. Bestuur en medewerkers zijn trots op onze resultaten en onze organisatie.
II.   De opgaven in de samenleving staan centraal in ons werk.
III.   De kwaliteiten van de medewerkers in onze organisatie bewegen voortdurend mee met wat de omgeving van hen vraagt. We zijn een lerende organisatie.  Een flexibele kern binnen onze organisatie levert hier een belangrijke bijdrage aan.

Inspelen op de arbeidsmarkt

Bij de ontwikkeling van onze organisatie is de ontwikkeling van de arbeidsmarkt  relevant. De arbeidsmarkt In Nederland is erg krap. Het aantal werkzoekenden is historisch laag en het aantal openstaande vacatures is hoog. Medewerkers hebben werkgevers ‘voor het uitkiezen’ en werkgevers halen alles uit de kast om medewerkers aan te trekken en binnen te houden (binden en boeien).
Dat geldt ook voor onze gemeente. Vacatures zijn regelmatig moeilijk in te vullen en inhuurkrachten moeilijk binnen te halen. We verwachten dat we voor een langere periode hiermee te maken hebben. We anticiperen hierop door onze arbeidsmarktbenadering en de inrichting van onze organisatie (door een gericht aanpak van recruitment en het gaan werken met een flexibele kern).  

Arbeidsmarktbenadering

Om nieuwe medewerkers aan onze organisatie te kunnen binden hebben we in 2023 verschillende zaken ondernomen. We hebben deelgenomen aan een carrièrebeurs. Met een wezenlijk aantal mensen met wie we tijdens de beurs in gesprek zijn geraakt, hebben we daarna korte kennismakingsgesprekken gevoerd. Verschillende van deze mensen zijn inmiddels bij ons in dienst getreden.
Bovendien zijn we social media gerichter in gaan zetten om onze gemeente, onze organisatie en onze vacatures onder de aandacht te brengen.
De ingezette lijn om een effectieve arbeidsmarktbenadering te realiseren zetten we ook in 2024 door.  

Flexibele kern

Qua inrichting van de organisatie zetten we bewust in op de ontwikkeling van een flexibele kern. Dit is een team met breed inzetbare en talentvolle collega’s, met een vast dienstverband. Zij vervullen binnen onze organisatie, daar waar nodig, allerlei opdrachten. Met de flexibele kern willen we:

• Snel in kunnen spelen op capaciteitsvragen in de organisatie.
• Talent binden aan de organisatie door boeiende en afwisselende opdrachten.
• Kennis behouden door de voorheen incidentele inzet te binden aan je organisatie.
• Wendbaarheid en lerend veranderen stimuleren in de gehele organisatie, de flexibele kern kan hiervoor aanjager/ambassadeur zijn.
• Inhuurkosten beperken.

In 2023 zijn we gestart met deze ontwikkeling. Per 1 oktober 2023 hebben we 23 flexibel inzetbare mensen aan ons weten te binden. Het gaat om ondersteuners, medewerkers, adviseurs en projectleiders. De omvang van dit team staat niet vast en is mede afhankelijk van de capaciteitsvraag in 2024 en verder. In 2024 verschuift het accent van werving en selectie, naar brede inzetbaarheid, lerend veranderen en wisseling van opdrachten. We evalueren deze manier van werken en sturen waar nodig bij.

Coördinatiepunt lerende organisatie

We willen een lerende organisatie zijn. En een aantrekkelijke werkgever die investeert in de ontwikkeling van haar medewerkers. Dat zijn we niet van vandaag op morgen. We investeren hier gericht in. We faciliteren dit vanuit het coördinatiepunt lerende organisatie. Dit team zorgt ervoor dat medewerkers de regie over hun eigen ontwikkeling kunnen nemen door middel van een leeraanbod, coaching, intervisie en kennisoverdracht over werkvormen. Zij koppelen de behoeften van de organisatie en haar medewerkers aan wat de (continu) veranderende samenleving van de organisatie vraagt en vertalen dit naar een passend leeraanbod en/of interventies.
In 2024 bouwen dit team en de ondersteuning richting de organisatie verder uit. De  invoering van een Learning management system levert hier een belangrijke bijdrage aan. Vanuit het coördinatiepunt lerende organisatie blijven we investeren in de nieuwe manieren van werken door het verzorgen van trainingen op het gebied van programmatisch werken, projectmatig werken, procesverbetering,  adviesvaardigheden en kerngericht werken. Ook organiseren we regelmatig leercafé ’s en jaarlijks een brede Netwerkdag voor alle medewerkers.

Jaardoelen 2024

In dit kader van de organisatie-ontwikkeling hebben we ons de volgende jaardoelen voor 2024 gesteld:

• Het programma organisatie ontwikkeling (2021-2024) ronden we af en de projecten en opbrengsten borgen we in de organisatie.
• We werken met de zes kernwaarden binnen de organisatie (dienstverlenend, vakbekwaam, vertrouwen, mensgericht, gedreven, durf).
• We hebben op basis van de ervaringen in 2023 een arbeidsmarktbeleid vastgesteld en de uitvoering hiervan opgestart.
• Er is een strategische personeelsplanning, daarmee bekijken welke ontwikkelingen van belang zijn voor de ontwikkeling van personeel voor de komende jaren.  
• Op basis van de resultaten van de medewerkerspeiling 2023 werken we aan verbeteracties.
• Het HRM-instrumentarium is verder uitgewerkt en sluit beter aan op de ontwikkeling van de organisatie.
• Ieder team (inclusief het managementteam) heeft een teamplan 2024 gericht op resultaten, ontwikkeling en capaciteit/planning.
• De flexibele kern ontwikkelen we door op basis van een evaluatie van de eerste fase (2023) .
• Onze werkvoorraad (in programma’s, projecten, dagelijks werk) zijn scherper in beeld en we sturen scherper op de realisatie hiervan (fasering en prioritering).  We gaan aan de slag met portfoliomanagement.

b)   Financiën

1. Op het gebied van de financiën hebben we volgende speerpunten.

• We zorgen voor een solide begrotingsbeleid. Hierbij laten we ons oorspronkelijke streven om te komen tot een meerjarig financieel sluitende begroting los. Gemeenten worden geconfronteerd met flink dalende Rijksuitgaven vanaf 2026. Dat is ook in het begrotingsbeeld van West Betuwe terug te zien. We volgen hierbij de VNG-richtlijn. Om een zo goed mogelijke begrotingspositie te bereiken gaan we in 2024 hiervoor het volgende doen:
• We vragen subsidies aan voor projecten / werkzaamheden en verruimen hierdoor onze financiële mogelijkheden. Op basis van de ervaringen die we in 2023 hebben opgedaan verbeteren we de effectiviteit van onze manier van werken op dit vlak.
• We verbeteren onze manier van het maken van prognoses over de uitgaven en inkomsten in het sociaal domein.

• De actualiteit en betrouwbaarheid van onze financieel administratieve processen is in 2024 verder verbeterd. Hiervoor gaan we het volgende doen.
• We sturen op een goed verloop van het proces van opstellen van de jaarrekening en de accountantscontrole.
• We zorgen dat maatregelen in het huidige verbeterplan administratieve processen worden doorgevoerd en tot gewenste prestatieverbetering leiden.  

• De inrichting van onze begroting en financiële systemen zorgt voor optimale mogelijkheden om de leefbaarheid van onze kernen te versterken. Om dit te bereiken voeren we een aantal pilots uit op die betrekking hebben op het kerngericht inrichten van de begroting en evalueren de (tussen)-uitkomsten.

2. Inkoop
   We willen als gemeente rechtmatig en doelmatig inkopen. Hier besteden we nadrukkelijk aandacht aan. In het coalitieprogramma wordt verder het belang benadrukt om de lokale economie te stimuleren: “ We zoeken naar uitvoerders die binding hebben met West Betuwe en er trots op zijn om voor deze gemeente werk uit te voeren.”

In 2024 hebben we op dit vlak de volgende voornemen:

• Verbeteren van de rechtmatigheid van onze inkooptrajecten.
• Het verder doorontwikkelen van inkoopstrategieën voor de verschillende productgroepen.
• Versterken van de regionale samenwerking op het gebied van inkoop. Hierbij wordt met name de samenwerking met Tiel, Culemborg en BWB geïntensiveerd.
• Het verder inrichten van en beter gebruik maken van de mogelijkheden van ons inkoopsysteem.
• Het opleiden en begeleiden en zorgen voor kennisdeling van de inkopers binnen onze organisatie.

3. Huisvesting

Op het moment van opstellen van deze begroting is de renovatie en inrichting van het gemeentehuis en de buitenruimte nagenoeg afgerond. Vanaf medio november hebben bestuur en medewerkers een moderne werkplek en zijn ook de raadsvoorzieningen weer helemaal up to date. De officiële opening zal.  begin 2024 plaatsvinden. Uiterlijk in de eerste bestuursrapportage van 2024 gaan we de investering die hiervoor gedaan is verantwoorden.
Voor de nieuwbouw van de gemeentewerf in Rumpt ronden we in 2023 de voorbereiding van het ontwerp en de aanbesteding af. Wij gaan de aanbesteding in het eerste kwartaal van  2024 afronden.
Afhankelijk van de uitkomst van de aanbesteding zal de daadwerkelijke bouw uiterlijk eind 2024 starten. Eind 2025 verwachten we de nieuwe gemeentewerf in gebruik te kunnen nemen.

4. Informatisering en automatisering

Samen met de Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe (BWB) stelden we een Informatiebeleidsplan 2023-2025 en een automatiseringsbeleidsplan op, gevolgd door een uitvoeringsplan. In deze plannen verbonden we externe ontwikkelingen met de gemeentelijke ambities.
Belangrijkste uitgangspunt in de plannen is dat het informatiebeleid de dienstverlening moet ondersteunen, dat de privacy wordt gewaarborgd en dat digitalisering en plaats- en tijdonafhankelijk werken een vanzelfsprekendheid is.
Ook moeten de systemen ons ondersteunen bij wettelijke ontwikkelingen zoals de Omgevingswet en de Wet Open Overheid. We werken als partners met elkaar samen en versterken elkaar daar waar het kan.
Belangrijke projecten voor 2024 voor West Betuwe zijn:

• We versterken onze manier van werken op het gebied van datagedreven werken. Door een betere informatievoorziening zullen we onze beleidskeuzes beter kunnen onderbouwen en de effecten beter kunnen monitoren.
• Doorloop vanuit 2023: vervangen GBI, het systeem voor het beheren van de openbare ruimte.
• Doorloop vanuit 2023: aanschaf en implementeren portfoliomanagementtool voor het beheer van onze projecten.
• Doorontwikkelen zaaksysteem Djuma ter ondersteuning van het zaakgericht werken en de mogelijkheid om data te genereren over de dienstverlening.
• De verdere implementatie van de Wet Open Overheid en hiermee samenhangende wetgeving de Wet elektronische publicaties (Wep) en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv).

5. Informatiebeveiliging
   In een optimaal functionerende gemeente zijn digitale informatie en informatiesystemen van essentieel belang. De kwaliteit van dienstverlening en bedrijfsvoering hangt sterk af van de goede beschikbaarheid en toegankelijkheid van informatiesystemen, evenals de betrouwbaarheid van de opgeslagen gegevens. Binnen de organisatie is steeds meer bewustwording voor onze informatieveiligheid. De implementatie van maatregelen om onze weerbaarheid te behouden loopt volgens planning.

Het Nationaal Cyber Security Centrum en de landelijke Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten geven aan dat cybercriminaliteit en daarmee de risico’s op verstoring van ICT als gevolg van een cyberaanval onverminderd hoog zijn.
Om onze weerbaarheid op het gebied van informatieveiligheid en cybersecurity te verhogen volgen we de landelijke Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).
Via onze roadmap informatiebeveiliging onderhouden we bestaande en implementeren we nieuwe verplichte organisatorische en technische maatregelen. Alleen al het verplichte deel van de BIO en NIS2 vraagt komende jaren een impuls. Een extra structurele investering is nodig om ook voor de nabije toekomst onze weerbaarheid op het gebied van informatieveiligheid te behouden. Hierbij gaat het om een investering in mensen (FTE) en middelen waaronder beveiligingssoftware. Deze structurele investering is nodig om onze digitale informatievoorziening te beschermen tegen toenemende en steeds effectievere cyberaanvallen en te voldoen aan de wettelijke verplichten en audits.

Wat gaan we doen?

• Implementatie van Monitoring en Response. Met deze oplossing worden digitale inbreuken of incidenten vroegtijdig opgemerkt en ondervangen.
• Vergroten van informatiebeveiliging en privacy bewustzijn en van de medewerkers en management.
• We starten met de implementatie van een Information Security Management System (ISMS).
• Verantwoording afleggen over informatieveiligheid en privacy (ENSIA).
• Uitwerken van een voorstel om de informatiebeveiliging nog meer toekomstbestendig te maken.

6. Algemene verordening gegevensbescherming/ privacy

In 2023 hebben we veel werk verzet om te zorgen dat onze privacypraktijk verder verbeteren. We willen in 2024 op de ingeslagen weg doorgaan. Hiervoor gaan we het volgende doen:

• Verder versterken van bewustzijn van medewerkers.
• Verder versterken van de kennis en vaardigheden van medewerkers die regelmatig met privacy vraagstukken van doen hebben.
• Uitvoeren van DPIA’s.
• Up-to-date houden van ons register van verwerkingen.

Middels een periodieke GAP-analyse wordt de voortgang gevolgd.

7. Rechtmatigheidsverantwoording

Tot en met 2022 controleerde de accountant expliciet het rechtmatig handelen door de gemeente en bevatte de controleverklaring een oordeel over dit rechtmatig handelen. Vanaf boekjaar 2023 legt het college verantwoording over het rechtmatig handelen af aan de gemeenteraad. Dit gaat over drie van de negen criteria voor de rechtmatigheid: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (groen omcirkeld).
De overige rechtmatigheidscriteria overlappen met de criteria voor het getrouwe beeld, zoals uit navolgende figuur blijkt.

In 2023 voerden we de voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording uit. Deze was vooral gericht op de planning van de interne controle werkzaamheden en deskundigheidsbevordering van de bij de rechtmatigheidsverantwoording betrokken medewerkers. In het eerste kwartaal van 2024 stellen we de eerste rechtmatigheidsverantwoording op. Deze wordt als onderdeel van de jaarrekening door de accountant getoetst op getrouwheid. De leerpunten bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording 2023 nemen we mee in de controleaanpak voor 2024. We zien ‘het goed in de vingers krijgen van de rechtmatigheids-verantwoording’ als een groei- en leerproces waarin we in 2024 onze eerste ervaringen gaan opdoen. B&W verwacht dit in goed samenspel met de audit commissie te doen.